Transactional Content Management

Собирање, процесирање, испраќање и архивирање на документи кои ги автоматизираат критичните бизнис процеси.

Хартијата претставува товар и тесно грло во денешното брзо темпо на работење. За да ги избегнат овие и други проблеми, организациите ги преструктуираат мануелните, долготрајни процеси. Најнов тренд е употребата на дигитализацијата и други технологии за собирање на содржини (класификација на документи, OCR и дистрибуирано собирање (distributed capture), за интеграција на информациите самиот почеток на бизнис процесите.

Како да победите во трката со хартија: Автоматизирано собирање на влезни документи

Додека решенијата за управување на содржините и архивирање значително го намалуваат времето и трошоците, софтверот за управување со влезните информации обезбедува сите значајни бизнис средства да бидат достапни за употреба.

EMC Captiva InputAccel, е решение за управување со влезот на информации кое се конфигурира според потребите на клиентот. Captiva InputAccel ги издвојува и потврдува податоците од дигиталните слики на хартиените документи пред да ги експортира кон ERP или други клучни бизнис системи за процесирање. InputAccel може да се користи со EMC Captiva Dispatcher, кој претставува интелигентен механизам за препознавање на документи што автоматски ги препознава влезните документи во процесот на нивно собирање и веднаш ги препраќа.

Трансакциски содржини (анг. Transactional content): е термин скован од Forrester Research (агенција за пазарни истражувања) за опис на “содржина (анг. Content) која вообичаено доаѓа вон рамките на организацијата, односно од екстерни лица, клиенти или партнери, и зависи од работниот ток или системот за управување на бизнис процеси (анг. Business Process Management - BPM) да ги води интерните трансакциски бизнис процеси. Ваквиот вид на содржини не само што ги засегнуваат интерните процеси, туку преставуваат основа за самите трансакции.”

Трансакционо управување на содржини (Transactional content management – ТСМ): Софтверско решение кои им овозможува на организациите да собираат, процесираат и пристапуваат до електронски слики на документи и тоа преку единствена унифицирана платформа за управување со содржини. Содржините може да вклучуваат хартиени и електронски документи, слики, извештаи, компјутерски генерирани извештаи, XML податоци и електронски обрасци и се адекватно управувани и интегрирани со вашите основни бизнис системи кои директно зависат од податоци.

Интегрирање на трансакциони содржини со системи за управување на бизнис процеси

Еднаш собраните трансакциони содржини може да се постават да бидат достапни за системите кои управуваат со бизнис процесите. Најчесто процесите кои работат со трансакциони содржини се повторливи, на пример процесите поврзани со генерирање на кредити, обработка на фактури, работа со осигурителни и судски случаи и отворање на банкови сметки.

Кога овие содржини ќе станат достапни на системите за управување со бизнис процесите, организациите може да очекуваат ефикасна употреба на стандардните содржини, носење на подобри бизнис одлуки, намалување на ризиците и зголемен одѕив на бизнис и конкурентските фактори.

EMC Documentum business process management (BPM) продуктниот пакет им помага на клиентите да дефинираат, моделираат и управуваат високо структурирани и обемни бизнис процеси конзистентно и доверливо низ сите организациски единици, системи и апликации.

Архивирање и складирање на трансакциони содржини

Генерално земено, постои момент во ракувањето со содржините после кој некои документи повеќе не се активни, истите можат да останат или да се изнесат од системот, или пак доколку настане некаква промена на старите документи да се креираат нови записи кои опишуваат кој ја направил промената и кога. Ова осигурува записите да бидат заштитени во согласност со регулативните и бизнис правилата.

EMC Documentum решението за чување на записи (recordkeeping) им помага на организациите за се усогласат со правните и законските барања за ретенција, односно зачувување на документи. Овие системи собираат и управуваат записи генерирани од бизнис процесите, големо кориснички апликации или некој друг начин.

Кога се работи со трансакциони содржини битна е стратегијата за складирање на податоците. EMC’s Centera content address storage ги поседува клучни побарувања за складирање на трансакциони содржини: автентичност, долготрајност и достапност.

Спремни да започнете?

Доколку сакате да започнете да уживате во придобивките од управувањето со трансакционите содржини, постојат повеќе начини на кои може да започнете:

Како повеќето компании, вие може да стартувате со едноставната цел – да го намалите складирањето на хартија и пристапот до неа. EMC Captiva InputAccel е дизајниран да го стори токму тоа. Со едноставна дигитализација на трансакционите содржини, може да ја подобрите ефикасноста при што ќе ги елиминирате безбедносните грижи кои се последица од хартиените документи. Или, можеби ќе се одлучите да им пристапите на вашите потреби за управување со трансакциони содржини преку имплементацијата на платформа за управување со содржини за целата организација. Или пак, едноставно ќе се обидете да преземете мерки само за определен оддел или функционална единица.

Но за што и да одлучите, вашите напори да го трансформирате начинот на кој вашата организација собира, процесира и обезбедува пристап, задржува и архивира трансакциони содржини ќе обезбедат индикативни придобивки:

·          Подобрување на односот со клиенти

·          Намалување на неефикасноста, трошоците и ризиците кои се последица од хартиените околини

·          Можност за управување и адекватно асоцирање на сите типови на поврзани бизнис информации во заеднички виртуелни фолдери

·         Севкупна контрола над бизнис процесите

·         Зајакната позиција на пазарот во однос на конкуренцијата